Work Life Balance: Como gerir o tempo

A gestão do tempo é crucial para maximizar a eficiência, reduzir o stresse, melhorar a qualidade do trabalho e alcançar um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal. Saiba como pode organizar melhor os seus dias e as suas tarefas para manter a produtividade, mas também a sua saúde e bem-estar.

Imersos num mundo de distrações, é assim que vivemos, bombardeados de informação, de notificações, de tarefas urgentes onde é preciso compatibilizar com reuniões e outras solicitações que requerem uma atenção constante e quase sobre-humana. A necessidade de garantir o melhor desempenho profissional e, em simultâneo, o apoio e a atenção necessários à família e à vida pessoal são, cada vez mais, causa de stresse e de ansiedade para muitas pessoas. 

Atualmente, e de acordo com estudos recentes, com a multiplicação de inputs digitais, a capacidade de concentração diminuiu para menos de nove segundos. Em simultâneo, a capacidade para voltar a focar a atenção numa tarefa após uma interrupção demora, em média, 23 minutos. 


 

Ter uma boa capacidade de gestão do tempo é, por isso, uma competência essencial para garantir que a conciliação entre o tempo profissional e o pessoal estão em equilíbrio. Mas, como fazê-lo num contexto repleto de fatores de desconcentração? A tarefa não é simples, uma vez que exige disciplina e rigor na definição de prioridades e na forma como nos focamos em cada desafio diário. 

Para ajudar a estabelecer metas e a tornar o dia a dia mais simples, mais produtivo e menos desgastante, e para evitar ultrapassar o horário de trabalho, retirando tempo ao descanso e à família, deixamos-lhe algumas dicas que, bem aplicadas numa rotina devidamente oleada, vão permitir que o dia pareça ter mais do que 24 horas. 

 

1.Planear o dia e definir prioridades

No início do dia, ou até no final do dia anterior, reserve 20 a 30 minutos para preparar a lista de tarefas que terá de realizar e organize-a por prioridades. Além disso, estime o tempo que deverá dedicar a cada tarefa, mas seja realista. 

Outra boa dica é agrupar as tarefas pela sua semelhança. Desta forma o raciocínio será mais fluido e a repetição de algumas situações ajudará a tornar o seu desempenho mais rápido e eficaz. Também pode hierarquizar as tarefas pela sua facilidade e concluir primeiro aquelas que sabe que lhe darão menos trabalho.

 

2.Concentre-se no que importa

Depois de identificadas as prioridades, avance para o trabalho, mas não sem antes desligar todas as notificações do telefone ou do email. Procure fazer pequenas pausas a cada 30 minutos para descomprimir, mas também para verificar se está a cumprir com o tempo estipulado para as tarefas. A cada duas horas faça uma pausa maior, caminhe um pouco, vá até à janela para ver movimento ou converse com os colegas para descontrair. Estas pequenas interrupções permitem aliviar o stresse e ‘limpar’ a mente para que quando regressar ao trabalho, a criatividade esteja no seu melhor.

Defina períodos temporais para ver e responder a emails, espalhados ao longo do dia. Desta forma não estará sempre a interromper e pode dedicar 15 a 20 minutos de cada vez a tratar de assuntos pendentes. Estes momentos servem igualmente para responder a chamadas ou para resolver imprevistos.

 

3.Aprenda a delegar

Se não trabalha sozinho, não tem de resolver todas as situações sem ajuda. Distribua o trabalho pelos membros da sua equipa e faça apenas a coordenação. Desta forma liberta tempo para si e dá oportunidade a outros de brilharem. 

 

4.Torne as reuniões produtivas

Para evitar perdas de tempo desnecessárias, defina uma hora de início e de fim para cada reunião. Antes de iniciar, faça a lista dos assuntos a tratar e atribua tempo a cada um dos pontos a debater. Siga o plano ao minuto e não deixe que conversas paralelas alterem o foco e o ritmo da reunião. 

 

Ao seguir uma rotina organizada e planeada vai conseguir melhorar um conjunto de aspetos na sua vida pessoal e profissional. 

• Mais eficiência = Mais produtividade. Com uma boa gestão do tempo, as tarefas diárias serão executadas com maior rapidez e eficiência, o que se traduz num inevitável aumento da produtividade. Isto significa que o seu horário de trabalho deixará de prolongar-se, retirando tempo ao descanso. 

• Melhor qualidade. O foco nas tarefas permite concluí-las com mais atenção e, consequentemente, mais qualidade. O resultado será mais satisfatório para si e para os clientes.

• Menos stresse. Tentar fazer tudo ao mesmo tempo causa ansiedade e stresse. Com as tarefas devidamente organizadas por prioridades, evita atrasos e contribui para um melhor estado emocional.

• Mais equilíbrio com a vida privada. Maior organização e concretização dos objetivos diários dentro dos períodos definidos permite uma melhor gestão do horário de trabalho e, consequentemente, um maior equilíbrio com a vida pessoal. 

 

Aprenda a gerir o tempo:

Se acredita que para aprender a gerir melhor o seu tempo precisa de mais do que um conjunto de dicas, pode optar por fazer um curso sobre esta temática. Em versão presencial ou online, existem várias ofertas no mercado, com diferentes níveis de profundidade e preços. Há também pequenas formações gratuitas. Fique com a nossa seleção:

 

• Curso Online de Gestão do Tempo | Duração: Três sessões de 2 horas cada

• Gestão do Tempo (Elearning) | Duração: 4 horas 

• Curso de Formação Gestão do Tempo (Elearning ou Presencial)| Duração: 50 horas

• Curso Avançado em Gestão do Tempo e Produtividade no Contexto de Trabalho (Online) | Duração: 49 horas

• Gestão do Tempo e Organização do Trabalho (Live Training e Presencial)| Duração: 14 horas 

• Gestão do Tempo (Online) | Duração: 20 horas 

• Gestão do Tempo e Organização do Trabalho (Online) | Duração: 12 horas

 

Quatro livros que ajudam a repensar a organização do tempo e da vida:

• Gestão do Tempo e Organização do Trabalho Guia Prático | Autor: Fernando Boavida 

• 4000 semanas – Gestão do Tempo para Mortais | Autor: Oliver Burkeman 

• Scrum – A Arte de fazer o dobro do trabalho em metade do tempo | Autor: Jeff Sutherland 

• Como ter tempo para tudo | Autor: Sofia Pereira